Viktiga förändringar

1. Tillåtelse att digitalisera kvitton:
   • Företag kan nu digitalisera papperskvitton och annan räkenskapsinformation och sedan förstöra originalen, förutsatt att digitaliseringen sker på ett säkert sätt.
   • Digitala kopior måste uppfylla lagens krav på autenticitet, integritet och läsbarhet under hela arkiveringstiden.
2. Sju års arkiveringstid:
   • Den digitala versionen av kvittot måste sparas i sju år, även om originalet har förstörts.
   • Arkiveringen ska ske på ett sätt som gör att informationen kan läsas av och överföras till nya system vid behov.
3. Krav på säkerhet:
   • Företag måste använda system som säkerställer att digitaliserade dokument skyddas mot obehörig åtkomst och manipulation.
4. Modernisering av processer:
   • Syftet är att minska den administrativa bördan och anpassa reglerna till dagens digitala verklighet.

Fördelar med digitalisering

• Tidsbesparing: Mindre tid behövs för att hantera, organisera och söka efter papperskvitton.
• Minskad lagringskostnad: Behovet av fysiskt lagringsutrymme minskar.
• Miljövänligt: Mindre användning av papper.
• Förenklat samarbete: Lättare att dela dokument med revisorer och myndigheter.

Utmaningar och krav

• Teknisk säkerhet: Företag måste implementera tillförlitliga IT-lösningar för att säkerställa att dokumenten inte förloras eller manipuleras.
• Systemval: Företag behöver använda programvara som följer lagkraven och möjliggör export av dokument i framtiden.
• Kompetensutveckling: Anställda måste utbildas i hur digitalisering och hantering av digitala dokument går till.

Exempel på lösningar

• Molnbaserade bokföringssystem som Fortnox, Visma eller Bokio erbjuder stöd för att ladda upp och arkivera digitala kvitton.
• Scanning och OCR-teknologi för att omvandla papperskvitton till digitala format.

Genom att implementera dessa nya regler och system kan företag effektivisera sina administrativa processer och minska kostnaderna samtidigt som de säkerställer regelefterlevnad.

‍